Ana Sayfa İnternet Çalışanların Kurumsal Mail Adresleri Üzerindeki Hak ve Yetkileri Nelerdir?

Çalışanların Kurumsal Mail Adresleri Üzerindeki Hak ve Yetkileri Nelerdir?

Profesyonel E-Posta

E-posta, iş iletişiminin en yaygın yöntemlerinden biridir. Bu yüzden birçok şirket, çalışanların e-posta hesaplarını izlemek ve çalışanın işyerindeki neredeyse tüm iletişimlerini takip etmek için teknolojik gelişmelerden yararlanır.

Neden mi?

Çünkü bir çalışanın şirket e-posta’sından gönderdiği her şeyden şirket sorumlu tutulabilir. Peki, bu durumda kurumsal mail adresinizden ne kadar mahremiyet bekleyebilirsiniz?

Çalışanların Kurumsal Mail Üzerindeki Hak ve Yetkileri Nelerdir?

Bir kurumsal e-posta hesabı üzerinden gönderilen veya alınan e-posta’lar genellikle özel olarak kabul edilmez. İşverenlerin, bunu yapmak için makul ve belirli amaçları olduğunda, bu e-posta iletişimlerini izleyebilirler. Birçok şirket, çalışanlarına iş e-posta’larının özel olmadığını ve şirketin bu mesajları izlediğini yazılı olarak (örneğin, bir çalışan el kitabında) vererek bu hakkı çalışanlara onaylatır. Bununla birlikte, işvereniniz bu tür bir yazılı e-posta politikasına sahip olmasa bile, kurumsal mail’in işveren veya yetkililer tarafından makul ve belirli amaçlar doğrultusunda incelenmesi; veri sahiplerinin aydınlatılmasına, rızalarının alınmasına ve incelemenin sınırlarının belli olmasına bağlıdır.

Öte yandan, şirketiniz çalışanların e-posta’larının gizliliğini korumak için bu iletişimleri izlemeyi kısıtlayabilir. Örneğin, işvereniniz şirket e-posta’larının özel olduğunu garanti ettiyse, işvereninizin sistemi mesajların “gizli” olarak tanımlanmasına izin veriyorsa veya yalnızca sizin bildiğiniz özel bir şifre oluşturmanıza izin veriliyorsa, daha güçlü bir gizlilik beklentiniz olabilir.

Kurumsal Mail Hesaplarındaki İletişimin İşveren Tarafından İncelenmesi Anayasaya Aykırı Mı?

Kurumsal Mail

Bir şirket bilgisayarı kullanıyorsanız, bu cihaz, çalıştığınız kuruluşa aittir. Bu yüzden iş yerinizdeki bu bilgisayarlarda yaptığınız herhangi bir işlemle ilgili makul bir gizlilik beklentiniz olmamalıdır.

Her ne kadar gizlilik beklentiniz olmasa da, e-posta’larınızın birileri tarafından izlenmesi hoşunuza gitmeyebilir. Eğer işvereniniz tarafından e-posta’larınızın izlendiğini düşünüyorsanız ve bununla ilgili bir açıklama duymak istiyorsanız, şirket bunu çok yüksek ihtimalle gizlilik ve güvenlik sebebiyle yaptığını dile getirecektir.

Bu açıklamaya ister inanın ister inanmayın, şirket işe girmeden önce size açık bilgilendirme yaptıysa, kurumsal e-postanın incelenmesi kişisel verilerin ihlali kapsamına girmiyor. Tabii e-posta’ların hiçbir sebep olmadan ya da ilgili konu dışında sınırsız şekilde incelenmesi, Anayasa Mahkemesi tarafından kişisel verilerin korunmasına aykırı olarak görülüyor.

Durum böyle olunca, iş e-posta’larının işveren tarafından takibi hukukçular arasında hukuksal bir tartışma konusu olmuştur.

Kişisel verisi kapsamında olan e-posta’larla ilgili olarak, Anayasa Mahkemesi 14.10.2020 R.G. tarihli ve 31274 sayılı karar ile bu duruma bir açıklık getirmiştir.

Anayasa Mahkemesi, çalışanların kurumsal mail hesaplarından yaptıkları yazışmaların, çalışana hiçbir bilgi verilmeden işveren tarafından izlenmesini hak ihlali saydı.

Anayasa kararı doğrultusunda, işverenlerin çalışanların kurumsal e-posta’larını, artık neden ne olursa olsun takip edemeyeceği gibi bir sonuç çıkarmış olabilirsiniz. Fakat, prosedür tam olarak bu şekilde işlemiyor.

Anayasa Mahkemesi, çalışanların kurumsal e-posta hesaplarından yaptığı yazışmaların işveren tarafından hangi durumlarda izlenebileceğine dair bazı kriterler belirledi.

Kısaca anlatmak gerekirse, bu kriterleri 2 başlık altında toplayabiliriz:

  • İşçinin eylemlerine bağlı cezai ve hukuki sorumluluğa karşı korunmak,
  • Verimliliği ölçmek veya güvenlik endişeleri gibi haklı ve meşru gerekçeler.

Bir çalışan olarak yukarıda bahsettiğimiz 2 kriterden biri gerçekleştiğinde, işvereniniz kurumsal e-posta hesabınızdan yaptığınız yazışmaları inceleyebiliyor. Ancak inceleme yapabilmesi için size bir ön bilgilendirme yapması gerekiyor. Ayrıca kurumsal e-posta’nız dışında farklı kanallarla bilgi edinmeleri mümkünse, mail hesabınızdaki yazışmalar işvereniniz tarafından incelenemiyor.

Anasaya Mahkemesi’nin e-posta denetim kriterlerini detaylı olarak incelemek isterseniz:

  • İşverenin çalışanın kullanımına sunduğu iletişim araçlarının ve iletişim içeriklerinin incelenmesinin haklı olduğunu gösteren meşru gerekçeleri olup olmadığı denetlenmelidir.
  • Demokratik bir toplumda iletişimin denetlenmesi ve kişisel verilerin işlenmesi süreci şeffaf bir şekilde gerçekleştirilmeli, bunun bir gereği olarak da süreçle ilgili olarak çalışanlar işveren tarafından önceden bilgilendirilmelidir. Bu bilgilendirmenin en azından iletişimin denetlenmesi ile kişisel verilerin işlenmesinin hukuki dayanağı ve amaçları, denetlemenin ve veri işlemenin kapsamı, verilerin saklanacağı süre, veri sahibinin hakları, denetlemenin ve işlemenin sonuçları ile verilerin muhtemel yararlanıcıları hususlarını kapsaması gerekir. Ayrıca bildirimde iletişim araçlarının kullanımına ilişkin olarak işverence öngörülen sınırlamalara da yer verilmelidir.
  • Çalışanın kişisel verilerinin korunmasını isteme hakkına ve haberleşme hürriyetine işverence yapılan müdahale, ulaşılmak istenen amaçla ilgili ve bu amacı gerçekleştirmeye elverişli olmalıdır.
  • Çalışanın iletişiminin içeriğine girilmesi yerine onun kişisel verilerine daha az müdahale eden yöntem ve tedbirlerin uygulanmasının mümkün olup olmadığı denetlenmelidir.
  • Haberleşme hürriyetine yönelik müdahalenin orantılı kabul edilebilmesi için iletişimin denetlenmesi ile işlenecek veya herhangi bir şekilde yararlanılacak veriler ulaşılmak istenen amaçla sınırlı olmalı, bu amacı aşacak şekilde sınırlama ya da müdahaleye izin verilmemelidir.

Uzman Posta Kurucu/CEO’su Gökalp Çakıcı, ÇözümPark Kurucusu Hakan Uzuner’in sorularını yanıtladığı webinar’da konuyla ilgili olarak: “E-posta’larda kişisel veri olup olmadığını ayırmak zaten mümkün değil, ama biz her zaman olduğunu kabul ederek işe başlıyoruz. Kişisel veri tutulmayacağına dair bir belge imzalanması ya da imzalanmaması, bu aslında gri alanların olduğu bir yerde siyah beyaz bakmaya benziyor. Oysa bu konuyla alakalı birçok gri alan var.

Ücretsiz e-posta hizmet sağlayıcıları sizin verinizle ne yapabiliyorsa, benzeri şeyleri kurumların da yapabileceğini düşünmeniz gerekiyor.

İşvereninizin size verdiğiniz e-posta gibi iletişim araçlarının, günü geldiğinde ve gerek olduğunda, denetlenebileceğini unutmamamızda fayda var.” dedi.

 

Gazetecilik bölümü mezunu biri olarak kendimi teknoloji alanında özgür hissediyorum. Bu nedenle teknoloji, oyun bölümlerinde araştırmalar yaparak yazılarımı Help 724 sitesinde paylaşmaya başladım. Özellikle sosyal medya, uygulamalar, internet siteleri ve oyunlar alanında edindiğim bilgi ve tecrübeler sizlerle beraber olacak. Paylaştığım içerikler ile ilgili soru ve görüşlerinizi ileterek bana destek olabilir ve sizin isteklerinize yönelik içeriklerde hazırlayabilirim.

YORUM YAP

Lütfen yorumunuzu girin!
Lütfen isminizi buraya girin